近年、休職する人は珍しくないとはいえ
「体調が悪く休職したいけれど、方法がわからない」「どのタイミングで上司に伝えればいいか悩んでしまう」と感じる人は多いのではないでしょうか。
休職するための書類手続きなどは会社によって異なりますが、病院に行って診断書をもらい提出する、などの流れはほとんどの会社で共通しています。
ここでは、休職をするための行動の流れを紹介します。
会社の就業規則などで指示がある場合はそちらを優先し、ないものについては参考にしていただければと思います。
そもそも休職とは
休職とは、会社と雇用関係を維持したまま、労働を免除されることを言います。
休職制度は法律で義務付けられたものではなく、会社によって休職制度の有無や条件、最長で休める期間、給与の支払いなどの条件が異なります。休職する前に就業規則を確認しておくと安心です。
一般的には、
- 医師の診断書が必要
- 休職可能期間は3カ月～3年の間
- 休職中の給与支払いはなし
という会社が多いです。
なお、給与がもらえない場合、傷病手当金を受け取れる可能性があります。
詳しくは、休職とは？欠勤との違いや給料について解説に記載があります。
休職のメリット
休職のメリットは、仕事から離れて休養できることが大きいです。
仕事が原因の休職の場合、職場から離れることで体調の回復が期待できます。
体調が回復してきたら、自己分析を行って将来について考えたり、資格取得などの自己研鑽も行うことができます。
医師の許可が得られれば、働いていたら難しいような旅行をしたり、趣味に打ち込むなど、アクティブな活動も楽しめます。
時間に余裕があることで心にも余裕ができ、普段よりも充実した毎日を過ごせるのが、休職の大きなメリットでしょう。
休職をするための流れ
休職制度の内容は会社によって違うので、流れを参考にしつつ会社の指示があればそちらを優先してください。
一般的な休職までの流れは以下のようになっています。
- 社内の休職制度について確認
- 病院で診断書をもらう
- 担当者に連絡をする
- 社内手続き
- 業務の引継ぎ
1. 社内の休職制度について確認
突然の休職の場合は難しいかもしれませんが、休職を考えたらまず、就業規則等で休職制度の内容を確認しましょう。
特にチェックすべき項目は、
- 休職の手順(必要な書類、連絡する部署など)
- 休職可能期間
- 給与、ボーナスの支払い
- 休職中の義務(月1回以上の連絡など)
- 復職の条件
です。できるだけ事前に確認しておくと、今後の動きがスムーズになります。
2. 病院で診断書をもらう
メンタル疾患が原因で休職する場合、診断書はメンタルクリニックや心療内科、精神科で書いてもらうことが多いです。
初診の場合は予約が必要なことも多いので、受診したいと思ったらなるべく早く病院に連絡してみましょう。
病院に行くタイミングは複数あります。仕事が休みの日に行く、仕事を休んで(早退・遅刻して)行く、仕事終わりに行く。体調と受診時間に合わせて、最適な手段を選びます。
病院では、困っている症状を正直に伝えた上で、「休職したいため診断書がほしい」と伝えてください。絶対に書いてくれるとは限りませんが、しっかりと話を聞いて判断してくれるでしょう。
注意点は、診断書が欲しいからといって、嘘の症状を伝えることは絶対にやってはいけません。専門家である医師は仮病を見抜きますし、文書偽装罪や詐欺罪といった犯罪になりかねません。
症状が軽いからといって診断書を発行してもらえないわけではないので、誇張せず正確に伝えてください。
また、病院によってはその場で診断書を発行してくれるところもあれば、○日後に取りに来てくださいというところもあります。後者の場合も、必ずしも診断書が手に入るまで休職できないということはなく、診断を受けた日から休職して診断書が届き次第提出する、という方法もあります。書類が届くまでの期間をどうするかは、医師や会社と相談しましょう。
3. 担当者に連絡をする
病院に行き診断を受けたら、上司と担当者に連絡します。人事やヘルスケア部署など、休職時の担当者の記載がないか社内規則を確認します。
特に指定がない場合、まずは自分の直属の上司に伝えます。
伝え方は電話やメールなど様々な方法がありますが、自分の体調と上司の空き時間を考慮して決めるのがおすすめです。
会社まで行ける体調で、上司も時間が空いているようなら直接伝えることが望ましいです。その際は、いきなり切り出すのではなく事前に「お伝えしたいことがあるので、○時からお時間をいただいてもよろしいですか？」と前置きをしておくと親切です。
体調が悪くて会社に行けなかったり、上司が一日外出していたりと、会って伝えることが難しい場合もあると思います。その際は無理に直接話そうとせず、電話やメールでの連絡でOKです。早急に伝えることを優先します。
報告する際のメールには、「診断名」と「休職期間」をしっかり記入しましょう。
(例)
件名：休職のお願い
○○(上司)さん
お世話になっております。
○月より○○(症状：頭痛、食欲不振、不眠…)の症状が続いており、本日病院を受診した結果をご報告させていただきます。
診断名：○○(病名：適応障害、うつ病…)
休職期間：○月○日から○月○日まで
上記の診断を受け、仕事ができる状態ではないため、休職をさせていただきたいと考えております。休職の手続きや業務の引継ぎなど、必要な作業を教えていただけると幸いです。
突然のことでご迷惑をおかけして申し訳ございません。
ご対応のほど、よろしくお願いします。
○○(自分の名)
4. 社内手続き
休職したい旨を伝えたら、社内手続きに入ります。
事務的な手続きは、診断書の提出や「休職届」の記入を依頼されるケースが多いようです。療養する住所や、連絡がとれる電話番号、メールアドレスを求められることもあります。
また、休職中の連絡手段や過ごし方などを相談します。
休職中はなるべく会社のことでストレスを感じなくていいよう、会社代表として連絡をとる人を決めて、その人以外とは連絡をとらないようにするのが一般的です。連絡手段と頻度(メールで月1回など)を決めて、その人にだけ定期的に状況報告をするルールを設けている会社もあります。
他にも、休職中のSNSの使い方や禁止行為など、社内ルールがある場合は、社内手続きのタイミングで説明があることが多いです。
他社員の心情を考慮して、休職中は旅行の写真をSNSに載せないことが望ましいなど、制約が発生する可能性もありますが、できるだけ従うようにしましょう。
5. 業務の引継ぎ
休職に入る前に、自分が担当していた仕事をほかの人に引き継いでもらうことがあります。
診断書が出るような体調なのでなるべく時間をかけず、しかし引き継ぎの人が困らないように業務を渡します。
最低限の引き継ぎをしたら、その後わからないことはメールで聞いてもらうなど、無理のない方法を選んで体調の悪化を防ぎます。
引継ぎが終わったら社用PCなど、会社資産は返却することもあります。
まとめ
以上が一般的な休職の流れになります。
繰り返しになりますが、会社によって制度が異なるので、わからないことがあれば上司や担当部署に相談して確実に解消しておきましょう。
しっかりと療養して復帰できるよう、休職に入ったら堂々と休んで体調を回復させましょう。具体的な過ごし方の例は、休職中の過ごし方ーするべきこと・してはいけないことをご参照ください。
休職は、決して悪いことでも後ろめたいことでもありません。
正しく手続きをして、安心して休職しましょう。
